Услуга по созданию единого офисного онлайн-пространства

Новая реальность все больше заставляет руководителей и собственников бизнеса переводить своих сотрудников в онлайн-формат. Это происходит по разным причинам : в связи с географическим масштабированием компании, из-за пандемических факторов, за ненадобностью аренды офисных помещений и т.д.

В то же время от качества, скорости коммуникации и обмена информацией зависит быстрота принятия решений, которая так необходима в современном бизнесе для его прибыльности и эффективности. Однако имеющийся опыт работы многих компаний c переходом даже части сотрудников на удаленный формат, к сожалению, свидетельствует о снижении эффективности работы и потери производительности труда на 15-45%.

Это происходит по ряду причин. Помимо отсутствия внедренных корпоративных механизмов информационной автоматизации бизнеса, самые значимые из них:

• потребность у сотрудников и руководителей постоянно звонить друг другу по телефону, скайпу, различным голосовым мессенджерам, отсутствие возможности мгновенно передавать и получать актуальную информацию;
• потеря времени на переписку в разношерстных корпоративных чатах и мессенджерах;
• общее замедление циркуляции актуальной информации в организации для руководителей среднего и высшего звена, ведущая к нарушению одного из главных принципов менеджмента, который заключается в принятии решений, основанных на фактах.

Устранение всех этих потерь и проблем призвано обеспечить наше техническое телекоммуникационное решение в виде создания единого офисного онлайн-пространства (онлайн-эфира) на основе платформы для проведения онлайн-конференций Videozvonok.by.

Эта услуга предполагает быстрый перевод работы сотрудников офиса в онлайн-формат без потери качества и скорости коммуникации между сотрудниками, работающими в офисе и удаленно в реальном режиме времени с помощью создания единого телекоммуникационного онлайн-эфира .

Услуги :

1. "Централизованный онлайн-офис" (см. изображение выше) - концепция единого  открытого офисного онлайн-пространства (Online open space office ), когда одна часть сотрудников, представляющая кадровое "ядро" компании (управленческий персонал и ключевые работники) в физическом офисном помещении, а часть сотрудников работает удаленно.
2. "Удалённый офис" - концепция единого рабочего офисного онлайн-пространства, когда отсутствует физический офис и каждый сотрудник работает удаленно.

Особенности работы и технические возможности:

1. "Централизованный онлайн-офис" в рамках одной или нескольких одновременно запущенных онлайн-конференций имеет возможность быть на спикер- и видеосвязи с сотрудниками, находящимся в любой географической точке мира в режиме онлайн в течение всего рабочего времени (до 24 часов в сутки).
2. Все удаленные сотрудники с высоким уровнем качества могут слышать ( видеть ) все, что происходит в офисном помещении в онлайн-формате.
3. Любой сотрудник, находящийся в офисном помещении, имеет возможность не покидая пределов рабочего места без индивидуального подключения к конференции в онлайн-режиме общаться с любым удаленным сотрудником, а так же слышать любого удаленного сотрудника со своего рабочего места (см. изображение выше).
4. С помощью предлагаемой телекоммуникационной Интернет-технологии с использованием Znaem.by руководитель может заменить дорогостоящую замкнутую внутреннюю спикер-связь компании на расширенный единый видео-звуковой эфир созданного онлайн пространство в режиме реального времени с возможностью мгновенного доступа и обратной связи с любым сотрудником, находящегося как в офисе, так и удаленно.

Технические возможности и продукты Videozvonok.by:

• видео и аудиоконференции в HD;
• интерактивная доска, проведение презентаций и совместное использования рабочего пространства;
• режим демонстрации экрана, совместный просмотр видео и совместное использование файлов с внешних источников;
• сохранение записей конференций для просмотра или скачивания;
• управление ролями участников веб-конференций;
• создание заметок, приватные и общие чаты в рамках одной веб-конференции с возможностью их сохранения;
• неограниченное количество онлайн-конференций и веб-комнат конференций  с индивидуальным файловым хранилищем;
• создание конференции для неавторизованных участников для их мгновенного перехода в стрим, минуя авторизацию.

План работ:

• Определение физической и IT - инфраструктуры единого рабочего онлайн-пространства компании (централизованное или децентрализованное подключение).
• Определение тарификации подключения по CLS Stream Service (cls-stream.com ).
• Подбор оборудования для создания единого офисного онлайн-пространства.
• Установка и настройка оборудования в офисе ( активный микрофон, компьютер, монитор / жк-телевизор, веб-камера).

Требования и ограничения:

• Удаленный сотрудник должен находиться на своем удаленном рабочем месте либо в помещении с устройством , подключенным к онлайн-конференции .
• Площадь офисного помещения "ядра" компании для необходимого качества работы и качественной слышимости удаленным сотрудникам речи сотрудников центрального офиса должно не превышать 100 квадратных метров.
• Удаленные сотрудники должны работать через аудио-гарнитуру (наушники и микрофон) либо с оптимально настроенной громкостью динамиков в аудиоколонках, а также правильно разделенными микрофоном и колонками ( работающие колонки могут создавать чувствительный для качества связи уровень эхолокации) .

Необходимая техника и устройства в офисе компании:

• В офисе компании: ЖК-телевизор ( с технической возможностьью доступа в Интернет) или монитор, системный блок с установленной операционной системой (Ubuntu, Linux, Windows), активный микрофон, web-камера ( по желанию).
• У удаленного сотрудника : стационарный компьютер / ноутбук / планшет / смартфон , гарнитура : наушники (аудиоколонки) и микрофон, веб-камера.

Стоимость :

• Подбор оборудования и монтаж. Базовая стоимость услуги по подбору оборудования, монтажу и помощи в оптимальной настройке для участия в корпоративных онлайн-эфирах (без учета стоимости необходимого оборудования) для резидентов РБ составляет: 1500 BYN. Для неризидентов РБ - оговаривается дополнительно. Ориентировочная стоимость базового набора оборудования (необходимого и достаточного для работы) централизованного офиса для создания одного терминала подключения - от 350 USD .
• Стоимость использования Videozvonok.by в рамках "Централизованного онлайн-офиса" рассчитывается исходя из количества подключаемых участников корпоративных онлайн-эфиров и стандартных часов работы компании. Ориентировочная стоимость использования платформы проведения онлайн конференций на 10 подключенных участников со стандартными часами работы эквивалентна тарифу "Базовый"

Для создания единого онлайн-пространства в рамках "Удалённого офиса" подбор и монтаж оборудования осуществляется по запросу. Стоимость использования Videozvonok.by рассчитывается исходя из количества подключаемых участников корпоративных онлайн-эфиров и стандартных часов работы компании. Ориентировочная стоимость использования платформы проведения онлайн конференций на 10 подключенных участников со стандартными часами работы так же эквивалентна тарифу "Базовый"

Технические требования для корректной работы Videozvonok.by : ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ